Γράφει ο Γενικός Γραμματέας του Δήμου Καλλιθέας Νίκος Νικολακόπουλος, οικονομολόγος ΒΑ, ΜΒΑ.
Ο Εσωτερικός Έλεγχος προσφέρει πληθώρα υπηρεσιών και πληροφοριών στους οργανισμούς του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα.
Παράλληλα, είναι ένα πλαίσιο διαδικασιών, οι οποίες εφαρμόζονται εδώ και χρόνια από τις επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα και συμβάλουν στην καλύτερη λειτουργία τους. Από το 2018 o Εσωτερικός Έλεγχος είναι υποχρεωτικός και για οργανισμούς και επιχειρήσεις του δημοσίου τομέα, συμπεριλαμβανόμενων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης.
Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μία λειτουργικότητα, η οποία είναι ανεξάρτητη, αντικειμενική και διαβεβαιωτική. Στοχεύει στο να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του οργανισμού. Έτσι βοηθάει τον οργανισμό να πετύχει τους στόχους του και του προσφέρει μια επιστημονική προσέγγιση η οποία συμβάλλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης κινδύνων, των διαδικασιών χρηματοοικονομικής διαχείρισης και διοίκησης και την ανάπτυξη συστημάτων εσωτερικού ελέγχου.
Για την σωστή λειτουργία του, πρέπει να αξιολογούνται και να υποβάλλονται, κατάλληλες εισηγήσεις για τη βελτίωση των διαδικασιών διοίκησης προς επίτευξη των παρακάτω αντικειμενικών στόχων:
- Προώθηση των κατάλληλων ηθικών αρχών και αξιών μέσα στον οργανισμό καθώς και της ανάπτυξης εταιρικής κουλτούρας
- Προστασία της δημόσιας περιουσίας και της χρήσης εργαλείων ελέγχου που εφαρμόζονται στην κατεύθυνση αυτή
- Διασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης, της οργανωσιακής απόδοσης και λογοδοσίας
- Κοινοποίηση πληροφοριών σχετικά με τους κινδύνους και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου στους αρμόδιους μέσα στον οργανισμό
- Συντονισμός των δραστηριοτήτων και κοινοποίηση πληροφοριών μεταξύ των υπηρεσιακών στελεχών, των εξωτερικών και εσωτερικών ελεγκτών και της διοίκησης.
Στον τομέα του συστήματος σχεδιασμού και ελέγχου ξεχωρίζουν τρεις παράμετροι:
- Ο στρατηγικός σχεδιασμός που αφορά τους οργανωτικούς στόχους και της στρατηγικής για να τους επιτύχει
- Ο διευθυντικός έλεγχος, μέσω του οποίου τα υπόλοιπα μέλη του οργανισμού εφαρμόζουν τη στρατηγική και ο έλεγχος που αποσκοπεί στην εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών με αποτελεσματικό τρόπο
- Ο συντονισμός των πράξεων των εργαζομένων, ο οποίος είναι ένας από τους σκοπούς του ελέγχου.
Στους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, στους Δήμους ή στις Περιφέρειες, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου συστήνεται με απόφαση Δημάρχου ή Περιφερειάρχη, με τροποποίηση του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας. Με την απόφαση ή με την τροποποίηση ρυθμίζεται αντίστοιχα και η στελέχωση της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ), όπως και οι αρμοδιότητες ελέγχου. Η δομή αυτή πρέπει να είναι Αυτοτελές Γραφείο ή Αυτοτελές Τμήμα που υπάγεται στο Γραφείο Δημάρχου ή Περιφερειάρχη, ώστε να έχει επιτελικό χαρακτήρα.
Η δομή αυτή πρέπει να έχει άμεση συνάφεια με τις λειτουργικότητες:
- Στρατηγικού Σχεδιασμού & Επιχειρησιακού Προγραμματισμού
- Διαδικασιών & Διαφάνειας
- Διοικητικών Υπηρεσιών
- Οικονομικής Διαχείρισης και χρηματοδοτήσεων.
Ο επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να είναι ένα επιτελικό στέλεχος του φορέα, που να έχει την αποδοχή των υπηρεσιακών, των μετακλητών και των αιρετών στελεχών. Οι Μονάδες
Εσωτερικού Ελέγχου έχουν κομβική σημασία για τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης για την διασφάλιση της νομιμότητας και της αξιοπιστίας της οικονομικής διαχείρισης, αλλά και της διοίκησης τους.
Ο εσωτερικός έλεγχος είναι βασικός μηχανισμός βελτίωσης διαδικασιών και αποτελέσματος, αλλά έχει επί της αρχής, συμβουλευτικό χαρακτήρα, καθώς αποτελεί πρωτίστως εσωτερική διαδικασία για την δημόσια διοίκηση και τους ΟΤΑ.Η λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να καθιερώσει περαιτέρω ένα κλίμα διαφάνειας σε μία Αυτοδιοικητική Δομή, αλλά οφείλει επίσης:
- να εστιάσει στον περιορισμό των αλληλοεπικαλύψεων
- να μειώσει την σπατάλη σε ανθρώπινους και σε οικονομικούς πόρους, αλλά και σε μέσα
- να βελτιώσει τον χρόνο υλοποίησης των πολιτικών και των διαδικαστικών αποφάσεων και
- να προχωρήσει σε τυποποίηση διαδικασιών για μεγάλο αριθμό αντικειμένων της υπηρεσίας.
Στο πλαίσιο της υλοποίησης των διαδικασιών του Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζεται πρόγραμμα ελέγχου, στο οποίο πρέπει να υπάρχουν προβλέψεις για την Διαχείριση του Επιχειρησιακού Κινδύνου. Στην κατεύθυνση αυτή:
- Εντοπίζονται οι τομείς με την μεγαλύτερη έκθεση σε βασικούς κινδύνους
- Διενεργείται διαβούλευση με την ανώτερη διοίκηση για την διαδικασία εντοπισμού των κινδύνων
- Καθορίζεται και χρησιμοποιείται ένα επίσημο πλαίσιο κινδύνων
- Γίνεται ιεράρχηση κινδύνων με βάση την πολιτική και την στοχοθεσία του φορέα.
Ο εσωτερικός έλεγχος στη Δημόσια Διοίκηση επιβάλλεται όχι τόσο ως εργαλείο καταπολέμησης της διαφθοράς αλλά ως εργαλείο βελτίωσης των παρεχόμενων υπηρεσιών, εσωτερικών και εξωτερικών. Το πώς ένας δημόσιος οργανισμός μπορεί να είναι αποτελεσματικός και να ελέγχεται, ενώ συγχρόνως να μη σκαλώνει στη γραφειοκρατία.
Εν κατακλείδι, ο εσωτερικός έλεγχος στοχεύει στην αναβάθμιση της ποιότητας των παρερχομένων υπηρεσιών στον πολίτη. Βέβαια αυτό δεν σημαίνει ότι από μόνος του ο Εσωτερικός Έλεγχος θα αναμορφώσει, θα αναβαθμίσει και θα εκσυγχρονίσει τη λειτουργία των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Θα πρέπει να συντρέχουν και άλλοι παράγοντες που βοηθούν προς αυτή την κατεύθυνση. όπως η σωστή οργάνωση, ο συντονισμός και η διαμόρφωση δίκαιων και αποτελεσματικών όρων συνεργασίας.